Vous l'avez peut-être observé, le télétravail a grandement modifié notre manière d'organiser nos journées et nos agendas. Trouver des dates disponibles par email interposé peut être chronophage et peut parfois mener sur des erreurs. J'en ai fait moi-même l'expérience.

J'ai fait la découverte récente de la plateforme Calendly qui permet de trouver des dates de disponibilité assez simplement, de la même manière que Doctolib.

⚙️Comment fonctionne Calendly ?

Vous autorisez un partage de votre agenda professionnel (Outlook, Google Calendar ...) avec Calendly et celui-ci propose un portail Web de prise de rendez-vous simplifié.

Il ne vous reste ensuite plus qu'à partager l'URL du portail à vos contacts pour qu'ils puissent trouver un créneau qui leur convienne, c'est pratique et très simple à mettre en oeuvre.

Une fois les rendez-vous pris, vous recevrez automatiquement une invitation dans votre agenda. La personne qui a pris le rendez-vous peut aussi demander son anulation sans forcement qu'elle dispose d'un logiciel de messagerie avancé.

calendly-demo

🌐 Comment s'intègre Calendly ?

Si vous avez un site professionnel, vous avez aussi la possibilité d'intégrer l'agenda Calendly directement depuis votre site via l'utilisation d'un Widget Web mis à disposition par Calendly.
Différentes options d'intégration Web sont proposées par Calendly pour répondre aux exigences de l'ensemble de ses utilisateurs.

💰Combien coûte le service Calendly ?

Le service est disponible gratuitement pour la prise de rendez-vous sur un calendrier pour une durée précise. Pour gérer un calendrier d'équipe ou proposer une gamme de rendez-vous plus complexe, une offre Premium à 8$ par mois et Pro à 12$ par mois vous permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités de la plateforme, dont l'intégration automatique de liens vers Teams ou Zoom pour organiser des conférences téléphoniques.

🔒 Et la sécurité dans tout cela ?

Le seul hic concerne les données que la plateforme peut accéder, à priori celle-ci dispose d'un droit en lecture / écriture complet à votre calendrier dès lors que vous décidez d'utiliser ce service. Cet accès peut poser quelques soucis de confidentialité si vos invitations contiennent des données importantes.

Calendly assure ne pas exploiter ces données à des fins commerciales ou à les vendre à des tiers, mais l'exploitation d'une faille de sécurité sur leur plateforme permettrait à des personnes mal intentionnées d'extraire des informations importantes, d'autant plus si des documents sont attachés aux invitations transmises.

En conclusion

Cette plateforme très simple d'utilisation est une vraie opportunité pour de petites structures souhaitant simplifier leur prise de rendez-vous.

Pour des structures plus importantes ou dans laquelle les données contenues dans les agendas sont confidentielles, l'utilisation de ce type de service doit être qualifiée et éventuellement remplacée par des solutions comme Findtime proposée par Microsoft pour compléter son offre 365.

Certes, vos données seront toujours sur le cloud, mais vous aurez peut-être plus confiance sur la bonne sécurisation de celles-ci.

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